Projet de déménagement : les 6 points clés pour un succès auprès des utilisateurs
Le déménagement de bureaux, d’une filiale ou d’un siège social représente un projet important pour une entreprise. En plus de créer de meilleures conditions de travail avec des bureaux modernes et plus adaptés à l’ère du flex office et du travail hybride, un déménagement est aussi l’occasion de remettre à plat de nombreuses composantes technologiques (postes de travail, salles de réunion, de visioconférence et de brainstorming, etc.). C’est ce qu’a réalisé Ozitem dans le cadre du déménagement du siège social du PMU avec un réaménagement de 470 postes de travail en 3 semaines dans de nouveaux locaux. Un succès qui s’appuie sur une méthodologie éprouvée en 7 points clés.
Misez sur une communication transparente et proactive
Un déménagement réussi réside dans une communication efficace entre toutes les parties prenantes qui peuvent être les services généraux, RH, communication et marketing, la DSI, etc. Une communication régulière, claire et transparente, aide à gérer les attentes et à réduire les inquiétudes. En regroupant les informations dans un canal unique, vous pouvez ainsi centraliser l’information et tenir tout le monde informé et impliqué. N’hésitez pas à encourager le feedback et les questions pour créer un environnement inclusif où les préoccupations peuvent être prises en considération de manière proactive.
Planifiez le projet de manière minutieuse
Commencez par établir un calendrier réaliste, en vous accordant suffisamment de temps pour chaque étape du processus. Il est crucial de débuter par une évaluation complète des besoins et des ressources de votre entreprise, en tenant compte des dimensions des nouveaux locaux, de la disposition des espaces de travail et des exigences techniques spécifiques.
Vous devez ensuite créer une liste exhaustive des tâches à accomplir, en les priorisant selon leur importance et leur urgence. Pour chaque tâche, définissez des responsables clairs, qu’il s’agisse de membres de votre équipe interne ou de partenaires externes, des techniciens IT ou des consultants en aménagement. Cette répartition des rôles favorise une exécution fluide et ordonnée du déménagement. Il est judicieux de mener des réunions régulières avec les équipes clés impliquées dans le déménagement pour suivre l’avancement du projet, identifier et résoudre les problèmes émergents et ajuster le plan au besoin. La mise en place d’un système de gestion de projet en mode Agile peut grandement faciliter ce suivi.
Anticipez une continuité de service pour vos clients
Pour assurer une continuité de service irréprochable durant la phase de déménagement, commencez par réaliser un audit complet de votre infrastructure informatique actuelle, en identifiant les éléments critiques qui nécessitent une attention particulière durant le transfert. Il est conseillé de planifier le déménagement de l’infrastructure informatique en dehors des heures de travail ou pendant le week-end, afin de réduire au minimum l’impact sur les activités quotidiennes de l’entreprise. Si possible, envisagez de mettre en place des systèmes temporaires qui peuvent prendre le relais pendant que les équipements principaux sont en transit. Cela peut inclure des solutions cloud pour les services essentiels ou l’utilisation de matériel de remplacement pendant le transfert sécurisé des serveurs, des postes de travail et des dispositifs de stockage de données.
Prenez le temps d’étudier l’infrastructure technique et sa connectivité
La communication avec vos fournisseurs de services internet et de télécommunication est cruciale pour garantir que les connexions nécessaires sont établies et testées dans votre nouveau lieu d’activité avant le déménagement. Cela comprend la vérification de la bande passante, des réseaux Wi-Fi, des systèmes de téléphonie et de toute autre infrastructure de communication essentielle.
Prévoyez également une phase de test une fois le déménagement effectué, pour vous assurer que tous les systèmes informatiques fonctionnent correctement dans le nouvel environnement. Il est recommandé de disposer d’une équipe IT sur site pendant les premiers jours suivant le déménagement pour résoudre rapidement tout problème technique qui pourrait survenir.
Soyez présent pour accompagner et former les utilisateurs
La transition vers un nouvel environnement peut nécessiter des ajustements de la part des utilisateurs. Offrez des formations sur les nouvelles installations ou technologies introduites et assurez-vous que des ressources de support technique sont disponibles pour accompagner les utilisateurs dans cette phase de changement.
Vous pouvez ainsi mettre en place une plateforme spécialement conçue pour les questions liées au déménagement, où les employés peuvent trouver des ressources utiles, poser des questions et signaler des problèmes. Cela peut prendre la forme d’une ligne d’assistance téléphonique, d’un portail en ligne, d’une solution de self-service ou d’une équipe de support technique sur site dans les premiers jours suivant le déménagement.
Ozitem a mis à disposition un outil de partage pour les utilisateurs, découvrez-en plus en visionnant le témoignage client PMU :
Maîtriser les coûts et des ressources
Évaluez tous les coûts potentiels, y compris ceux liés à l’infrastructure, à l’équipement et à la logistique, et établissez un budget réaliste. Ce budget doit inclure les coûts directs, tels que les frais de déménageurs professionnels, la location de matériel et les dépenses liées à l’infrastructure informatique, ainsi que les coûts indirects, comme les éventuelles perturbations des activités commerciales ou la mise à niveau des installations dans les nouveaux locaux. N’oubliez pas d’anticiper les coûts post-déménagement, tels que les ajustements des espaces de travail ou les mises à niveau technologiques nécessaires pour s’adapter au nouvel environnement. Prévoir une réserve budgétaire pour ces dépenses imprévues peut éviter des tensions financières inattendues.
Organiser le déménagement de vos actifs numériques et imaginer de nouveaux espaces de travail avec un partenaire expert comme Ozitem vous permet de vous appuyer sur des professionnels qui maîtrisent le conseil (audit, ingénierie, définition, conception et architecture audiovisuelle), l’accompagnement (installation, intégration, programmation et formation), et le maintien en condition opérationnelle (supervision, exploitation et développement). De quoi mettre toutes les chances de votre côté pour un déménagement réussi.
L’un des projets phares de 2023 fût le déménagement des bureaux de notre client PMU ainsi que la conduite du changement dans l’installation de nouveaux postes de travail pour 650 collaborateurs.
Visualisez l’intégralité du retour d’expérience du Groupe PMU et découvrez les réponses à vos questions dans ce témoignage !