Les trois avantages émergeant d’une collaboration audiovisuelle

Dans un monde d’entreprises de plus en plus changeant où les téléphones ont remplacé les ateliers et les machines, il devient désormais possible de travailler à son bureau mais aussi dans le train, à la terrasse d’un café ou depuis son domicile. Notre rapport au travail change, il devient donc normal que les modes de travail se transforment également. L’avènement du Smartphone, le boom des outils connectés font partie de ce qu’on appelle aujourd’hui la révolution digitale, et qui est en train de modifier de façon pérenne notre mode de vie tant dans la sphère privée, que dans le monde entrepreneurial.

On note par exemple un nouveau phénomène appelé « Shadow IT », qui bouleverse les bonnes pratiques mises en place par le DSI. Toutefois, dans ces nouvelles façons de fonctionner, certaines auraient été impossibles sans les outils de collaboration audiovisuelle.

A titre d’exemple, @Visio est un bon outil de collaboration audiovisuelle. Il s’agit d’une solution de visioconférence immersive qui comprend la vidéo HD, le partage d’écran et la messagerie instantanée, qui s’intègre dans une infrastructure existante et surtout qui est compatible avec les plateformes les plus utilisées. Il existe également Webex, qui est un outil complet de conférence audio, web et vidéo, car il combine le meilleur du Cisco WebEx Meeting Center à des fonctionnalités de visioconférence.

Ce nouveau mode collaboratif se veut dynamique à l’image d’une nouvelle génération nomade qui veut révolutionner le monde du travail. Pourquoi ? En fournissant au salarié un large choix de services pour son bien-être au travail. Il est moins soumis à des contraintes de temps et d’organisation :

• Diminution des déplacements, gain de temps donc de coûts

La première chose sur laquelle la visioconférence a eu un impact, c’est la réduction des déplacements. En effet, celle-ci a diminué les distances géographiques en permettant aux employés travaillant sur différents sites, de pouvoir malgré tout collaborer de façon plus efficace et plus rapide. De cette manière, les entreprises limitent les déplacements des salariés en leur faisant gagner du temps et favorisent donc les réunions à distance en visioconférence.
D’ailleurs, grâce à la visioconférence, ce gain de temps a bien évidemment aussi un impact en termes de coûts de revient à l’entreprise. En effet, l’installation d’un matériel émanant d’une stratégie de collaboration audiovisuelle, permet de limiter les « réunions fantômes », de connaitre le taux d’occupation des espaces de réunion et donc de rationaliser de précieux m/² d’espace de bureau.
D’autre part, un cadre vaut en moyenne 54€ de l’heure, donc si vous multipliez ce chiffre par le nombre d’heures passées en réunion ou en déplacement, le montant peut atteindre des sommets !

• Le télétravail : une solution win-win

Le télétravail est aujourd’hui une démarche très peu contraignante d’un point de vue technique puisque les communications unifiées offrent aux collaborateurs les outils utilisés au bureau sur n’importe quel terminal. Aujourd’hui, un collaborateur a simplement besoin d’un ordinateur et d’une connexion internet pour avoir accès à tous ses outils bureautiques.
Outre le fait de travailler depuis un endroit appréciable, le collaborateur n’a pas à se déplacer durant les heures de pointe et a donc plus de temps pour lui. Ce qui signifie moins d’absentéisme, un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle et des salariés plus épanouis. Contrairement aux idées reçues, le télétravail n’affecte pas négativement la productivité. On observe même le phénomène inverse car les collaborateurs ne sont distraits ni par leurs collègues ni par les nombreux appels téléphoniques. Des études ont même démontré qu’un salarié est 15 % plus productif en télétravail !

• Le développement d’une stratégie RSE

A l’heure où le sort de l’environnement, le développement durable sont devenus des sujets incontournables, la démocratisation de l’utilisation de la visioconférence permet d’agir sur l’empreinte carbone en diminuant considérablement les déplacements, d’améliorer l’efficacité des processus, de réduire les factures énergétiques ou encore d’améliorer le bien-être des employés. Tout cela fait partie intégrante d’une politique axée sur la Responsabilité Sociétale d’Entreprise, qui est également intéressante en termes d’image, de réduction des coûts et donc de compétitivité et de productivité.

La visioconférence fait donc partie de ces technologies aux avantages certains, sources de développement pour votre société :

• Un avantage spatial car il n’est plus nécessaire de se déplacer ;
• Une baisse des frais et coûts liés aux déplacements des collaborateurs nomades notamment ;
• Un gain de temps considérable pour l’organisation des réunions de travail collaboratif ;
• Un geste environnemental et donc moins d’émissions de CO2.

S’il est très profitable pour une entreprise de bénéficier de tous les avantages de la visioconférence, il devient essentiel de se former à sa pratique. Découvrez dans ce livre blanc comment les vidéoconférences exigent, en effet, certaines capacités de communication et un accompagnement des salariés sur cette conduite du changement.