Les 5 mythes autour de l'audiovisuel en entreprises : déjouez les contre-arguments de vos collègues !

 La visioconférence : halte aux idées reçues !

Confinée aux salles de réunion pendant des années, la visioconférence fait aujourd’hui partie des outils collaboratifs du quotidien. Grâce aux évolutions technologiques, elle s’invite sur tous les supports, mobiles ou non, et devient accessible à tous. Pourtant, son installation au sein d’une entreprise rencontre encore des réserves. Voici 5 idées reçues qu’il faut combattre :

1) La visioconférence est trop compliquée

 NON ! Il existe aujourd’hui des solutions qui s’adaptent à chaque structure, quelle que soit sa taille ou ses besoins. Les outils de visioconférence s’intègrent dans une infrastructure existante, permettent d’assurer la sécurité des systèmes d’information et sont interopérables avec les plateformes les plus utilisés (systèmes de salle, navigateurs web, terminaux, Skype Entreprise, Cisco Jabber, etc.).
Si cela était compliqué, ce serait d’abord dans le changement des habitudes. Il est donc indispensable d’accompagner les équipes lors de l’installation d’une nouvelle solution.

2) Il y a toujours un problème technique avec la visioconférence

NON ! Ça c’était avant, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui. La visioconférence peut se tenir sur tous les supports (smartphone, tablette, ordinateur, etc.) et chacun peut désormais, via un navigateur internet ou une application visio, échanger avec ses interlocuteurs. Elle ne se limite plus à une salle dotée de matériel spécifique mais peut se pratiquer n’importe où (aéroport, domicile, open space, salle de réunion, etc.) et à tout moment.
Cette évolution a été rendue possible grâce à l’amélioration des débits sur les réseaux ou à l’apparition d’appareils dotés de caméra vidéo. Il faut simplement s’assurer de la qualité de son réseau. De plus, le cloud permet aujourd’hui de déplacer l’hébergement d’une visioconférence depuis un terminal vers un service dédié. Il démultiplie ainsi les possibilités et le nombre de participants (contre 8-10 seulement en visioconférence IP).

3) La visioconférence peut marcher pour les jeunes mais pas pour tout le monde

SI ! La manière de travailler a beaucoup évolué depuis plusieurs années et les méthodes collaboratives se sont développées pour tout le monde, quel que soit l’âge ou la fonction. On voit très souvent les équipes réparties sur plusieurs sites en France ou dans le monde, à la maison (télétravail) ou dans les bureaux.

La revue Harvard Business Review a interrogé des chefs d’entreprise du monde entier sur l’évolution des processus de collaboration dans leur entreprise et il en ressort que 72% déclarent qu’il faut assurer une « communication efficace au sein des équipes » et 54% investissent dans des outils collaboratifs plus simples à utiliser. Le développement d’une solution de visioconférence apparaît donc comme appropriée pour répondre à ces objectifs.

4) La visioconférence est un bel outil mais pas efficace

NON ! La visioconférence est un outil efficace, qui offre un vrai retour sur investissement. Néanmoins, tout DSI qui va mener ce type de projet doit s’interroger sur 3 points essentiels pour en assurer le succès :

• Pourquoi utiliser la visioconférence ? Si les objectifs sont clairement définis, le ROI sera rapidement visible.
• Quelle solution technique choisir ? Elle doit être fiable, facile à adapter, conforme aux besoins, sécurisée et facilement gérable par le service informatique.
• Comment la rendre efficace et rentable ? Elle doit être simple d’utilisation et intuitive. Son accès doit se faire en toute transparence pour les collaborateurs, sur un PC, un mobile ou en salle.

5) La visioconférence n’apporte rien à l’entreprise

SI ! La visioconférence apporte de vrais avantages, tant à l’entreprise qu’aux collaborateurs. C’est un mode de communication plus naturel que le mail ou la messagerie instantanée et donne une dimension humaine à l’échange. Selon une étude menée en 2013 par le cabinet anglo-américain Redshift Research auprès de plus de 1 200 décideurs, elle est devenue un outil essentiel pour améliorer la collaboration entre collègues répartis sur plusieurs sites et augmenter l’efficacité des réunions. Sans oublier qu’elle permet de réduire le nombre de voyages pour une plus grande productivité et des prises de décisions plus rapides.

Dans un autre cadre comme la formation ou l’éducation, la visioconférence permet aussi d’accéder à des experts distants et de bénéficier de leurs connaissances et expériences dans des domaines pointus. La grande école INSEAD à Fontainebleau ne s’y est d’ailleurs pas trompée : elle a transformé son système audiovisuel devenu obsolète par une solution plus dynamique, permettant de contribuer au développement de l’intelligence collaborative.

Les solutions d’aujourd’hui offrent donc un service de visioconférence simple à utiliser et adapté aux entreprises de toutes tailles. Quand il est bien utilisé, il peut devenir l’outil essentiel pour éliminer les barrières géographiques et améliorer la productivité. Il suffit simplement de choisir la bonne solution et le bon partenaire pour la mettre en œuvre.