Gestion de la présence en entreprise : comment gagner en coût ?

Porté par les réminiscences de la pandémie de COVID-19, le concept de flex office gagne du terrain. Cette méthode d’organisation du travail, qui favorise la flexibilité des espaces de travail et la mobilité des salariés pour une hybridité renouvelée se développe et est de plus en plus appréciée, aussi bien côté employeurs qu’employés. Une étude menée par JLL révèle que 60% des salariés évoluant dans un environnement de flex office perçoivent une amélioration du climat social au sein de leur entreprise, contre 47% dans des structures plus traditionnelles. De plus, 51% des collaborateurs estiment que cette approche renforce la proximité avec leur manager, et 81% considèrent que le flex office, soutenu par des enjeux économiques et environnementaux, a vocation à perdurer.

Dans ce contexte, il est essentiel de structurer et d’organiser son flex office de manière professionnelle pour que les avantages recherchés par les salariés se combinent avec des gains budgétaires pour les entreprises.

Gérer le taux d’occupation en entreprise

L’adoption du flex office a été significativement accélérée par la pandémie. Avant celle-ci, seulement 8% des salariés bénéficiaient de cette flexibilité, tandis qu’aujourd’hui, ils sont 26% à l’expérimenter, un chiffre qui pourrait atteindre 40% dans les deux prochaines années selon JLL. La réduction de l’espace occupé est une motivation clé pour 50% des entreprises qui optent pour le flex office, permettant ainsi de diminuer les charges immobilières.

Les logiciels de suivi de présence jouent un rôle central dans la gestion efficace du flex office. Ils offrent une vision en temps réel de la présence, de l’absence ou du retard des employés, facilitant ainsi la planification des ressources et des espaces de travail. Ces outils garantissent non seulement une traçabilité des temps de travail, en conformité avec les obligations légales, mais permettent également d’optimiser l’usage des bureaux et des espaces partagés, contribuant ainsi à une meilleure expérience de travail. L’employeur peut ainsi mieux organiser et anticiper ses ressources et ses services.

Les bénéfices de l’optimisation des postes de travail 

La norme Afnor NF X 35-102 recommande une surface minimale de bureau de 10 m^² par personne, une hauteur sous plafond de 2,50 mètres minimum, des espaces de circulation de 80 cm minimum et 1,50 mètre pour que deux personnes puissent se croiser, et indique que les bureaux en open space ne doivent pas réunir plus de 15 postes de travail.

Sur le terrain, on constate souvent qu’un bureau fermé compte en moyenne une surface comprise entre 10 et 12 m^² pour une seule personne, et 15 m² pour deux. Ensuite, on ajoute environ 5 m^² par personne en plus. De cette façon, il est recommandé une surface minimale de 20 m^² pour 3 personnes, de 25 m² pour 4 personnes, etc. À noter que dans le cas d’une salle de réunion, puisqu’il s’agit d’un espace ponctuel, on est souvent entre 3 et 5 m² par personne.

L’adoption du flex office peut entraîner une réduction significative des espaces requis, et par conséquent des coûts associés, en raison des personnes travaillant en télétravail plusieurs jours par semaine. Un logiciel de gestion de présence pour les collaborateurs et pour l’équipe IT permet de faciliter le déploiement du flex office pour optimiser au mieux les espaces de travail.

Lors de sa dernière étude, l’association des directeurs de l’environnement de travail souligne qu’un poste de travail coûte, en moyenne, 12 481 €, et les coûts liés à l’exploitation des immeubles de bureaux représentent, toujours en moyenne, 681 € par mètre carré (soit une baisse de 8 % par mètre carré et de 10 % par poste de travail sur les cinq dernières années).

Le passage au flex office implique certes des dépenses initiales liées à l’aménagement des espaces, mais les économies réalisées sur le long terme, tant en termes de coûts fixes qu’opérationnels, justifient cet investissement. Si on prend l’exemple d’une entreprise qui passerait de 900 postes de travail à 650, cela permettrait une économie de 3,12 millions d’euros. Cela signifie aussi un impact écologique significatif avec une empreinte carbone réduite (moins de chauffage, d’électricité, de CO2 dans le trajet maison-bureau, etc.). Réaménager ses bureaux pour diminuer le nombre de postes de travail peut aussi servir à monter en gamme sur certains aspects (salles de réunion, de conférence, espace accueil, etc.), ce qui impacte le confort des salariés, la marque employeur et la fidélisation des talents. 

Le flex office représente une réponse adaptée aux défis actuels des entreprises, offrant une flexibilité précieuse dans l’organisation du travail et une opportunité significative de réduction des coûts. L’importance de solutions technologiques adaptées, telles que les logiciels de suivi de présence et des salles de réunion modernes et bien équipées est cruciale pour accompagner cette transition vers des modèles de travail plus agiles et économiquement avantageux.