Flex office : les 4 points à vérifier avant sa mise en place
Le flex office s’inscrit comme une évolution majeure dans l’univers professionnel post-COVID, répondant à un besoin croissant de flexibilité exacerbé par le travail hybride. Il s’agit d’un mode de travail selon lequel les employés n’ont pas de poste de travail ou de bureau fixe. Cette approche privilégie les espaces partagés et modulables et promet une optimisation de l’espace et une adaptation aux besoins réels des entreprises.
Il faut dire que 75 % des salariés aiment revenir au bureau alors même que le télétravail s’est largement démocratisé, et la majorité des salariés et des dirigeants ne voient pas le futur du travail sans les bureaux physiques. Aujourd’hui, le bureau est plus qu’un lieu de production : c’est un lieu de partage et d’échanges où l’expérience collaborateur prime. Toutefois, la mise en œuvre du flex office requiert une attention particulière, notamment de la part de la DSI, pour s’assurer d’une transition fluide et efficace. Démonstration en 4 points.
1er point : les équipements informatiques du flex office
Au cœur du flex office, les équipements informatiques se doivent d’être à la fois performants et adaptés à la mobilité. La mise à disposition d’ordinateurs portables, complétés par des stations d’accueil offrant une connexion aisée à l’alimentation électrique, au réseau et aux périphériques externes, est essentielle. L’usage de doubles ou de triples écrans peut également contribuer à l’efficacité et au confort des collaborateurs. La DSI joue un rôle prépondérant dans l’uniformisation du parc informatique, en fournissant des équipements intuitifs et adaptés aux différents profils d’utilisateurs. La mise en place d’outils de gestion et de supervision informatique se révèle également primordiale pour garantir la continuité et la sécurité des opérations.
2ème point : des outils collaboratifs
La réussite du flex office repose en grande partie sur la communication et la collaboration entre les équipes. Des plateformes de communication en temps réel et des outils de gestion de projet facilitent les échanges et le suivi des tâches, indépendamment de la localisation des salariés. De même, des solutions de stockage et de partage de fichiers en ligne permettent un accès sécurisé et immédiat aux ressources nécessaires, favorisant ainsi l’efficacité collective. La sélection de ces outils doit être mûrement réfléchie pour s’assurer de leur intégration harmonieuse dans les pratiques de travail de l’entreprise.
3ème point : la gestion des espaces en flex office et des équipements
La flexibilité des espaces de travail implique une gestion rigoureuse des ressources matérielles. Des outils dédiés à la réservation des espaces de travail, des salles de réunion et du matériel technique sont indispensables pour éviter les conflits et optimiser l’utilisation des ressources. Parallèlement, la mise en place d’un système de gestion du temps et des présences peut aider à anticiper les besoins en espace et en équipement. Enfin, le support technique doit pouvoir intervenir efficacement, y compris à distance, pour résoudre toute problématique rencontrée par les collaborateurs. En effet, si une station de travail ou un écran ne fonctionne pas en début de réunion, personne ne va attendre qu’un technicien intervienne. La réunion sera alors ajournée ou organisée dans un autre lieu, ce qui nuit à l’expérience collaborateur – en particulier si des parties prenantes tierces sont impliquées dans la réunion (clients, fournisseurs, partenaires, etc.).
4ème point : la formation des équipes
La transition vers un flex office réussi requiert une compréhension et une adhésion de tous les collaborateurs aux nouveaux outils et méthodes de travail. Des sessions de formation régulières et ciblées permettent de familiariser les équipes avec les spécificités du flex office, garantissant ainsi une meilleure adoption des pratiques et une optimisation de la productivité. Ces formations doivent couvrir aussi bien l’utilisation des équipements et des outils collaboratifs que les bonnes pratiques liées à l’organisation flexible du travail.
L’adoption du flex office représente une véritable opportunité pour les entreprises en quête de modernité et de flexibilité. Cependant, cette transformation ne s’improvise pas et exige une préparation approfondie. C’est pourquoi il est important de s’entourer des bons partenaires pour vous accompagner dans cette démarche afin de mettre en place la bonne méthode, mais aussi le bon équipement au bon endroit pour contribuer à transformer votre organisation de l’intérieur.
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