Comment intégrer efficacement le mode SaaS en entreprise ?

L’écosystème numérique a transformé le fonctionnement des entreprises, introduisant de nouvelles méthodes de gestion et de nouvelles technologies. Parmi ces innovations, le mode SaaS et le cloud computing ont révolutionné la manière dont les entreprises utilisent et pilotent leur offre logicielle, en offrant une flexibilité, une accessibilité et une efficacité sans précédent.

Le mode SaaS et le cloud computing sont devenus des éléments essentiels de l’infrastructure informatique de nombreuses entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Ils ont permis aux entreprises de réduire leurs coûts, d’améliorer leur productivité et de s’adapter rapidement aux changements du marché. Toutefois, intégrer efficacement un mode SaaS nécessite un minimum de préparation, car il implique un changement technologique, organisationnel et humain.

Définition et fonctionnement du mode SaaS

Le mode SaaS, ou Software as a Service, est un modèle de distribution de logiciels où les applications sont hébergées par un fournisseur de services et mises à disposition des utilisateurs sur internet. Ce modèle a transformé la manière dont les entreprises utilisent les logiciels, en passant d’une approche traditionnelle basée sur l’achat de licences à une approche basée sur l’abonnement.

Dans le mode SaaS, le fournisseur de services est responsable de la maintenance et de la mise à jour du logiciel, de la gestion de l’infrastructure technique et de la sécurité des données. Les utilisateurs accèdent au logiciel via un simple navigateur web, ce qui leur permet d’utiliser l’application à tout moment et en tout lieu, à condition d’avoir une connexion internet. Prenons l’exemple d’une entreprise qui utilise un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Dans le modèle traditionnel, l’entreprise devrait acheter une licence pour le logiciel, l’installer sur ses propres serveurs, et assurer elle-même la maintenance et les mises à jour. Avec le mode SaaS, l’entreprise s’abonne simplement au service de CRM, qui est hébergé et maintenu par le fournisseur. Les employés peuvent accéder au CRM, sans se soucier du reste. Pour la DSI, c’est un vrai gain de temps dans le choix et le déploiement des solutions professionnelles.

Les avantages et les options SaaS disponibles sur le marché

Le mode SaaS offre une multitude d’avantages qui ont contribué à sa popularité croissante parmi les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Voici quelques-uns des avantages les plus notables :

Réduction des coûts : avec le mode SaaS, il n’y a pas besoin d’investir dans du matériel coûteux ou des licences de logiciel. Les entreprises paient généralement un abonnement mensuel ou annuel, ce qui permet de réduire les coûts initiaux et de prévoir plus facilement les dépenses.
Passage de vos CAPEX en OPEX : si un logiciel SaaS dispose d’une mise en œuvre facile et rapide, avec un modèle de paiement à l’utilisation, il faut aussi prendre en compte le fait qu’il n’y a ni investissement initial ni dépenses de maintenance et de mise à niveau. Cette démarche facilite le passage des investissements informatiques en dépenses opérationnelles (de CAPEX à OPEX). Le principal avantage de transformer vos CAPEX (dépenses d’investissement ou « capital expenditure ») en OPEX (dépenses d’exploitation ou « operational expenditure ») est de réduire vos coûts sur les plans techniques et humains, tout en bénéficiant de conseils et de services d’experts. Le passage en OPEX vous permet aussi d’avoir une visibilité claire sur les coûts à engager, et ce, sans mauvaise surprise pour faciliter la création d’un budget stable et anticipé.
Maintenance et mises à jour gérées par le fournisseur : dans le mode SaaS, le fournisseur de services est responsable de la maintenance et des mises à jour du logiciel. Cela signifie que les entreprises n’ont pas à se soucier de ces tâches et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Un logiciel en mode SaaS doit évoluer en permanence. À la fois pour des questions de sécurité (pour corriger d’éventuels bugs et failles), mais aussi pour d’autres raisons :
- pour ajouter de nouvelles fonctionnalités;
- pour perfectionner des options existantes;
- pour améliorer l’interface (sur mobile, tablette ou ordinateur);
- pour optimiser l’usage (chargement plus rapide);
- pour mieux protéger les données personnelles des utilisateurs;
- pour corriger des bugs.
Accessibilité : les logiciels SaaS sont accessibles via internet, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent y accéder à tout moment et en tout lieu. C’est particulièrement utile pour les entreprises qui ont des équipes travaillant à distance ou sur plusieurs sites.
Scalabilité : les entreprises peuvent facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs en fonction de leurs besoins, ce qui est particulièrement utile pour les structures en croissance rapide.
Intégration facile : de nombreux logiciels SaaS peuvent être facilement intégrés avec d’autres systèmes et applications, ce qui permet aux entreprises de créer un écosystème de logiciels qui répond à leurs besoins spécifiques.

Il existe une grande variété de solutions adaptées à différents besoins et secteurs d’activité en mode SaaS. Par exemple, Salesforce et Hubspot sont des solutions de CRM largement utilisées qui offrent une gamme de fonctionnalités pour aider les entreprises à gérer leurs interactions avec les clients. Slack est un outil de collaboration qui permet aux équipes de communiquer et de collaborer efficacement, tandis que Microsoft Teams offre des fonctionnalités similaires avec une intégration étroite avec la suite de productivité Office 365. Clickup et Asana sont des outils de gestion de projet populaires qui aident les équipes à organiser leurs tâches et à suivre leur progression. Ces exemples ne sont que la pointe de l’iceberg, et il existe de nombreuses autres solutions SaaS qui peuvent aider les entreprises à améliorer leur efficacité et leur productivité, dans tous les domaines (comptabilité, notes de frais, recrutement, partage de fichiers, marketing, réseaux sociaux, achats, supply chain, etc.)

Les enjeux de l’intégration du mode SaaS en entreprise

Si l’usage est simple et facile, l’intégration du mode SaaS en entreprise n’est pas sans défis. En effet, il est crucial de bien évaluer les besoins de son entreprise et de respecter certaines étapes clés pour réussir cette intégration.

Évaluer les besoins de son entreprise : quels critères à prendre en compte ?

Définir les objectifs : quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la solution SaaS ? Il peut s’agir d’améliorer la productivité, de faciliter la collaboration, de gérer les relations avec les clients, etc. Avoir des objectifs clairs vous aidera à choisir une solution qui répond à vos besoins.
Comprendre les processus de travail : comment votre équipe travaille-t-elle actuellement ? Quels sont les points forts et les points faibles de vos processus actuels ? Ce travail introspectif vous aidera à choisir une solution SaaS qui s’intègre bien à vos processus existants.
Identifier les utilisateurs : qui utilisera le logiciel ? Quels sont leurs besoins et leurs compétences ? Comment s’assurer qu’ils seront partie prenante du processus pour ne pas rencontrer de résistance ?
Déterminer le budget : combien êtes-vous prêt à dépenser pour une solution SaaS ? N’oubliez pas de prendre en compte non seulement le coût de l’abonnement, mais aussi les coûts associés à la formation des utilisateurs, à l’intégration du logiciel et à son support. On parle alors de TCO pour Total Cost Ownership (ou coût total de possession).
Considérer les exigences techniques : avez-vous besoin d’une solution qui peut être intégrée à d’autres systèmes que vous utilisez déjà ? Ou avez-vous besoin d’une solution compatible avec certains équipements ou systèmes d’exploitation ? Êtes-vous plutôt best of breed ou best of suite ?

En prenant le temps d’évaluer soigneusement les besoins de votre entreprise, vous serez en mesure de choisir une solution SaaS qui vous aidera à atteindre vos objectifs et à améliorer l’efficacité de votre entreprise.

Les étapes clés pour réussir l’intégration du mode SaaS dans l’infrastructure existante d’une entreprise

L’intégration du mode SaaS dans l’infrastructure existante d’une entreprise est un processus qui nécessite une planification et une exécution soignées :

Évaluation préliminaire : elle intègre la compréhension des systèmes, l’identification des processus qui pourraient bénéficier de l’intégration du SaaS, et la définition des objectifs de l’intégration.
Sélection de la solution SaaS : recherche et sélection de la solution SaaS qui répond le mieux à vos besoins. Cela implique de comparer différentes options, de demander des démonstrations ou des essais gratuits, et d’échanger avec l’éditeur de la solution.
Planification de l’intégration : cela implique de définir un calendrier pour l’intégration, de déterminer qui sera responsable de chaque aspect de l’intégration, et de prévoir des ressources pour la formation des utilisateurs. Intégrer un logiciel de design pour 5 personnes de l’équipe marketing n’a rien à voir avec l’intégration d’une solution de gestion des congés avec tous les cas particuliers qui en découlent pour 400 ou 500 personnes.
Mise en œuvre de l’intégration : cette étape implique de configurer la solution SaaS pour qu’elle fonctionne avec vos systèmes existants, de transférer les données vers la nouvelle solution, de piloter les permissions et les niveaux d’administration, et de tester la solution pour s’assurer qu’elle fonctionne correctement.

Former les salariés à l’utilisation du mode SaaS

La formation des salariés est une étape cruciale qui se situe entre l’intégration et le déploiement de la solution en mode SaaS. Il est important de prévoir des sessions de formation pour aider les employés à comprendre comment utiliser le nouveau logiciel et à tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités. Une bonne formation permet aussi d’identifier les collaborateurs les plus motivés qui pourront jouer le rôle d’ambassadeurs internes pour faciliter et accompagner le changement.

Si l’intégration du mode SaaS en entreprise est un processus bien cadré, il est important de noter que chaque entreprise est unique et que ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. L’intégration du mode SaaS est un processus continu. Il ne s’agit pas simplement d’installer un logiciel et de l’utiliser. Il s’agit de s’adapter constamment aux évolutions technologiques et aux besoins changeants de l’entreprise. En ce sens, c’est un voyage, pas une destination. Et pour vous y aider, notre offre cloud SaaS est à votre disposition afin d’accélérer votre transformation digitale.