Comment construire votre cahier des charges pour l'infogérance ?
L’externalisation des services informatiques, ou l’infogérance, est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises cherchant à optimiser leurs opérations. Cependant, la réussite de cette démarche repose en grande partie sur la construction d’un cahier des charges solide et précis. Voici les 10 étapes clés pour élaborer efficacement ce document crucial.
1. AMOA ou pas : Définir l’Approche
Avant toute chose, vous devez décider de recourir à une Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) pour le projet d’infogérance. Cette décision influencera la manière dont votre cahier des charges sera élaboré et supervisé tout au long du processus.
2. Présentation et Objectifs
Commencez par présenter votre entreprise, vos activités, et surtout les objectifs visés par l’infogérance. Il est primordial de définir clairement les attentes et les résultats attendus de ce processus.
3. Inventaire des Services à Externaliser
Établissez un inventaire détaillé des services à externaliser. Chaque service doit être clairement défini, en identifiant les aspects spécifiques qui seront gérés par le prestataire externe.
4. Définition des Engagements Qualité (SLA)
Déterminez le niveau d’engagement de qualité de service (SLA) attendu du prestataire. Ces engagements doivent être clairement énoncés et mesurables pour assurer une prestation optimale.
5. Exigences en Termes de Sécurité
La sécurité des données est primordiale. Spécifiez les exigences de sécurité, telles que la protection des données, la gestion des accès, et la conformité au RGPD pour garantir la confidentialité et la conformité réglementaire.
6. Processus de Traitement des changements et Incidents
Définissez les processus de traitement des changements et des incidents. Précisez les procédures à suivre en cas d’événements imprévus ou de modifications nécessaires.
7. Gouvernance et Suivi
Établissez la comitologie en définissant les instances de gouvernance, les indicateurs de performance (KPIs), les tableaux de bord, ainsi que la fréquence des comités pour évaluer et suivre l’avancement.
8. Critères de Sélection du Prestataire
Déterminez les critères de sélection du prestataire, qu’ils soient techniques, financiers, liés à la qualité de service, à l’engagement environnemental (Green IT), etc.
9. Calendrier et Planning
Précisez le calendrier du processus d’appel d’offres : date limite de réponse, étapes de présélection, soutenance des offres, attribution du marché, et planning de mise en production.
10. Clauses Juridiques
Enfin, n’oubliez pas les aspects juridiques : durée du contrat, clauses de confidentialité, conditions de résiliation, et tout élément pertinent pour encadrer légalement la relation contractuelle.
En conclusion, la construction d’un cahier des charges pour l’infogérance requiert une attention minutieuse à chaque détail. Sa clarté et sa précision sont essentielles pour garantir la réussite du processus d’externalisation des services informatiques et assurer une collaboration efficace avec le prestataire retenu.
Vous êtes sur le point de lancer un projet d’infogérance ? Le choix du bon prestataire peut s’avérer complexe. Téléchargez notre checklist pour vous guider pas à pas et vous aider à prendre les bonnes décisions !
