Accompagnement, intégration et maintenance audiovisuels : le tiercé gagnant d'un déploiement efficient

À l’ère du flex-office et du travail hybride, il n’a jamais été aussi important de déployer efficacement des salles de réunion et un équipement audiovisuel efficace pour vos équipes. Ce qui compte, c’est d’invisibiliser la technologie pour qu’elle soit simple à connecter et à utiliser, de l’outil de réservation de salles à la connexion à un système de vidéoconférence, tout en gérant efficacement les questions de maintenance. Aujourd’hui, il est possible de détecter un équipement en panne ou débranché avant même qu’un utilisateur n’entre dans une salle. Ce système de supervision proactive est essentiel, car en cas de problème dans une salle, les utilisateurs ont tendance à quitter immédiatement les lieux. Pour votre projet de déménagement, de rénovation ou de réaménagement, voyons les trois points clés d’un déploiement efficient.

L’accompagnement

L’anticipation est le maître mot lorsqu’il s’agit de projets d’intégration audiovisuelle. Il est primordial de placer l’utilisateur au centre de ce projet, en sensibilisant les parties prenantes à l’importance de cette démarche. Cela implique de définir avec précision le lieu d’implantation, les paramètres et les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins des utilisateurs. Il est également crucial d’anticiper les questions techniques telles que le câblage, la connexion internet, les exigences audio, la taille de l’écran, ainsi que la question de la connexion avec ou sans fil. L’objectif est de créer un environnement où la technologie s’intègre de manière transparente, facilitant ainsi la communication et la collaboration, sans entraves techniques.

N’importe quel outil de visioconférence peut être utilisé pour un simple échange entre deux personnes ou intégrer beaucoup plus de monde. La limite n’est donc pas une question de solution logicielle ou de plateforme utilisée, mais davantage de matériel et d’équipement. Pour cela, il est important de se poser les bonnes questions pour choisir la bonne option :

• De combien de personnes sont constituées vos réunions selon vos salles ?
• Avez-vous de futurs besoins pour intégrer un nombre conséquent de personnes en visioconférence ?
• Quel est votre niveau de maturité technologique ?
• Quels sont les équipements présents dans vos salles de réunion ?

L’intégration

La période de mise en place des outils audiovisuels est cruciale et doit être assurée avec soin par le prestataire sélectionné. C’est le moment où la théorie rencontre la pratique, et où les utilisateurs commencent à interagir avec les nouvelles technologies. Pour cela, il est essentiel de disposer d’un plan clair et d’un calendrier précis – en particulier si l’aménagement s’effectue dans les mêmes locaux, car l’activité continue en parallèle. Il est aussi essentiel de penser à la formation des équipes et à la communication autour des bonnes pratiques avant, pendant, et après l’aménagement. Cette étape permet non seulement de s’assurer que les outils sont utilisés de manière optimale, mais aussi de recueillir les premiers retours d’expérience des utilisateurs, qui seront précieux pour les ajustements futurs.

La maintenance

Une fois les outils audiovisuels intégrés, un accompagnement attentif durant les premiers temps d’utilisation est indispensable pour répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes. La maintenance ne se limite pas à la réparation des équipements en cas de panne. Elle englobe également les mises à jour de la solution, l’adaptation aux usages spécifiques de l’entreprise et l’optimisation continue des performances. En cas de problème, la mise en place d’un système de ticket via un portail dédié permet une intervention rapide et efficace, avec l’envoi d’un technicien si nécessaire.

La réussite d’un projet audiovisuel en entreprise ne se mesure pas seulement à la qualité des équipements installés, mais aussi à la manière dont ces outils sont intégrés, utilisés et maintenus au fil du temps. Il s’agit d’un processus continu, qui nécessite une attention constante et une volonté d’adaptation et d’amélioration où les utilisateurs doivent être au centre.

Ces trois piliers – accompagnement, intégration et maintenance – forment le fondement d’un déploiement efficient des outils audiovisuels en entreprise. Ils garantissent non seulement la performance technique, mais aussi l’adoption et l’usage optimal de ces outils par les utilisateurs. Le défi réside dans l’équilibre entre la sophistication technologique et la simplicité d’utilisation, sans alourdir le quotidien des employés.

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