Comment augmenter le taux d'occupation de vos salles ?

Alors que le travail hybride s’impose dans les entreprises, il est fondamental de disposer des bons espaces de réunions et de travail qui soient adaptés à vos collaborateurs. Appels téléphoniques, point hebdomadaire, brainstorming, rencontre avec les clients, travail collaboratif… chaque salle de réunion doit être adaptée à des besoins spécifiques. Mais encore faut-il qu’elles soient gérées efficacement.

Entre celles qui sont réservées sans être utilisées, les grandes salles occupées par un nombre réduit de personnes, les réunions qui s’étendent au-delà du temps imparti empiétant sur le créneau suivant, et sans oublier les problèmes liés à la température, à la connectivité ou encore à l’équipement défectueux, de nombreux challenges contribuent à en limiter leur taux d’occupation. Heureusement, des solutions existent.

Analyser les besoins et les tendances

La première étape pour améliorer le taux d’occupation des salles consiste à réaliser une analyse détaillée des besoins spécifiques de votre entreprise en matière d’espaces de réunion. Cette démarche doit s’accompagner d’une observation des tendances d’utilisation actuelles pour déceler les inadéquations et identifier les opportunités d’amélioration. Une telle analyse peut révéler, par exemple, que certaines salles sont constamment réservées du fait de leur emplacement stratégique, tandis que d’autres, moins bien situées, restent sous-utilisées.

Mettre en place un système de réservation efficace

L’implémentation d’un système de réservation en ligne accessible et intuitif est fondamentale. Ce système doit permettre aux employés de réserver les salles adéquates en fonction de critères précis tels que la capacité, les équipements nécessaires et la disponibilité. Une fonctionnalité appréciée peut être la possibilité d’annuler ou de modifier les réservations aisément, encourageant ainsi une gestion plus responsable des espaces. Ce système de gestion est indispensable pour permettre  un maximum de flexibilité aux  collaborateurs.

Promouvoir l’utilisation de salles

Pour maximiser l’utilisation des salles, il est essentiel d’entreprendre des actions de sensibilisation auprès des collaborateurs. Informer régulièrement l’ensemble du personnel sur les avantages et les possibilités offertes par les espaces de réunion et de collaboration peut stimuler leur utilisation. Des exemples concrets de mise en œuvre réussie de réunions dans ces espaces, partagés via des canaux internes, peuvent servir d’inspiration. Vous pouvez aussi utiliser vos écrans d’affichages internes pour diffuser l’information, voire afficher les salles disponibles immédiatement ou dans les prochaines heures.

Optimiser l’agencement des salles

Réévaluer l’agencement des salles permet souvent de révéler des potentiels d’optimisation. Une salle rarement utilisée pourrait, par exemple, être transformée en un espace de travail collaboratif ou en un coin détente, répondant ainsi à des besoins variés. L’agencement doit aussi prendre en compte l’acoustique, l’éclairage et l’ergonomie pour créer un environnement de travail propice à la productivité.

L’ambiance de vos espaces doit être propice à la création d’expériences. Si l’équipement technique est indispensable (écran, micros, caméras, haut-parleurs, etc.), il faut aussi aller au-delà avec du mobilier adapté (tables basses, canapé, sièges…) et un aménagement pertinent en matière de connectique (prises électriques, puissance du wifi, prises Ethernet, etc.). Pour faire le bon choix, prenez le temps d’échanger avec les salariés sur leurs besoins et leurs attentes. De quoi ont-ils besoin ? Dans quel endroit ? Pour faire quoi ? Cela vous aidera à créer des ambiances de travail adaptées pour une meilleure expérience professionnelle.

Intégrer la bonne technologie

L’investissement dans des solutions technologiques avancées pour la gestion des salles peut considérablement améliorer leur taux d’occupation, mais aussi l’expérience de vos collaborateurs. Des systèmes d’affichage dynamique indiquant la disponibilité des salles et permettant la réservation instantanée facilitent l’accès et l’utilisation des espaces. De même, des équipements audiovisuels modernes et performants rendent les réunions plus interactives et productives, encourageant ainsi leur usage. Pour cela, il faut adapter les équipements et la technologie aux besoins internes. 

Prenons un exemple : avoir un écran dans une salle de réunion sur lequel partager ses fichiers, c’est une bonne chose. Mais si cet écran met du temps à s’allumer, se déconnecte régulièrement, dispose d’une résolution ou d’un contraste inadapté et n’a ni micros ni caméra… il n’est peut-être plus adapté aux nouveaux usages. Il est normal de faire évoluer ses équipements face aux changements technologiques. Vos salles de réunion doivent ainsi être pleinement opérationnelles pour des rencontres et des animations qui doivent s’affranchir de la technologie. Si une réunion est pleinement réussie, les équipements sont invisibles. À l’inverse, des équipements obsolètes, non mis à jour ou en fin de vie sont plus susceptibles de provoquer frustrations, agacements et désengagement.

Former et accompagner les utilisateurs

Fournir une formation adéquate aux employés sur les bonnes pratiques de réservation et d’utilisation des salles est un levier important pour en maximiser l’usage. Le support technique doit être facilement accessible pour résoudre rapidement tout problème lié aux équipements, évitant ainsi les désagréments et les retards. Cela signifie que la DSI doit être en mesure d’avoir les bons outils pour anticiper les problèmes et les collaborateurs doivent savoir comment agir pour réserver une salle, mais aussi signaler un problème le cas échéant pour que l’information remonte rapidement vers la personne concernée.

Améliorer le taux d’occupation de vos salles de réunion nécessite donc une approche holistique qui repose sur le bon équipement, les bons outils et les bonnes pratiques en matière d’accompagnement humaine, stratégique et technologique. Choisir un partenaire comme Ozitem vous permet d’avoir des experts qui vous accompagnent depuis la configuration et le déploiement de l’environnement de travail jusqu’à la mise à disposition de services collaboratifs de solutions unifiées et sécurisées.